Wenn Beschäftigte personenbezogene Daten ohne betrieblichen Anlass nutzen oder weitergeben, stehen Unternehmen vor erheblichen Herausforderungen. Solche Datenschutzverstöße können nicht nur hohe Bußgelder nach sich ziehen, sondern auch den Ruf des Unternehmens schädigen. Im Fokus steht dabei die Verantwortung der Unternehmensleitung, den Zugriff auf Daten zu regeln und Missbrauch zu verhindern.
Was passiert bei unzulässiger Datenverarbeitung durch Beschäftigte?
Ein typisches Szenario: Eine Mitarbeiterin greift ohne dienstlichen Anlass auf Kundendaten zu – sei es aus Neugier oder, um die Informationen für private Zwecke zu nutzen. Dies kann auch aus durchaus lobenswerten Motiven geschehen, z.B. wenn eine Rettungskraft die Daten von Unfallopfern nochmals durchgeht, um diese dann privat im Krankenhaus zu besuchen. Dabei wird gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verstoßen, die strikte Regeln für den Umgang mit personenbezogenen Daten vorgibt.
Nach Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist das Unternehmen als Verantwortlicher dafür zuständig, sicherzustellen, dass personenbezogene Daten nur im Rahmen der vorgesehenen Aufgaben verarbeitet werden. Das bedeutet: Unternehmen müssen Maßnahmen ergreifen, um solche Verstöße von vornherein zu verhindern. Versäumnisse können zu erheblichen Bußgeldern führen.
Wie hoch können Bußgelder ausfallen?
Die Höhe der Bußgelder richtet sich nach Art. 83 DSGVO und kann bei schweren Verstößen bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes des Unternehmens betragen – je nachdem, welcher Betrag höher ist. Selbst kleinere Verstöße, wie unbefugte Zugriffe durch Beschäftigte, können mit Bußgeldern im sechsstelligen Bereich geahndet werden.
In der Praxis prüfen die Aufsichtsbehörden insbesondere, ob das Unternehmen ausreichende Schutzmaßnahmen getroffen hat. War der Zugriff auf die Daten unzureichend geschützt oder fehlten klare Vorgaben, haftet in der Regel das Unternehmen. Falls hingegen eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter bewusst gegen bestehende Anweisungen verstößt, können auch die betroffenen Mitarbeiter direkt belangt werden.
Verantwortung des Unternehmens: Präventive Maßnahmen
Um Datenschutzverstöße durch Beschäftigte zu verhindern, sollten Unternehmensinhaber folgende Schritte umsetzen:
- Verbindliche Richtlinien und Schulungen:
Stellen Sie sicher, dass alle Beschäftigten die geltenden Datenschutzrichtlinien kennen und verstehen. Regelmäßige Schulungen helfen, die Sensibilität für den Datenschutz zu erhöhen und Missverständnisse zu vermeiden. Gern verweisen wir hier auf das Angebot, welches unsere Kanzlei mitgestaltet hat unter -> https://mitarbeiterschulung.eu/ - Technische Zugangsbeschränkungen:
Implementieren Sie ein Berechtigungskonzept, das den Zugriff auf personenbezogene Daten auf die unbedingt notwendigen Personen beschränkt. Tools wie rollenbasierte Zugriffsrechte oder Protokollierung können helfen, Missbrauch zu verhindern. - Überwachung und Kontrollen:
Regelmäßige interne Audits und Kontrollen der Datenzugriffe schaffen Transparenz und decken mögliche Schwachstellen frühzeitig auf. - Reaktionsplan für Verstöße:
Legen Sie fest, wie auf einen Verstoß reagiert werden soll. Ein klarer Plan, der von der internen Meldung bis zur Zusammenarbeit mit den Behörden reicht, reduziert potenzielle Schäden bzw. die Bußgeldhöhe.
Können Unternehmen Schadenersatz oder Bußgelder zurückfordern?
Falls eine Beschäftigte oder ein Beschäftigter vorsätzlich oder grob fahrlässig gegen die Datenschutzvorgaben verstößt, kann das Unternehmen unter Umständen die entstandenen Kosten, wie Bußgelder oder Schadenersatzansprüche, zurückfordern. Allerdings sind hier hohe rechtliche Hürden zu beachten. Gerichte prüfen stets, ob das Unternehmen seinerseits alles Zumutbare getan hat, um einen Verstoß zu verhindern.
Fazit: Verantwortung aktiv wahrnehmen
Datenschutzverstöße durch Beschäftigte sind keine Seltenheit und können für Unternehmen teuer werden – sowohl finanziell als auch in Bezug auf die Reputation. Prävention ist daher entscheidend: Klare Vorgaben, technische Schutzmaßnahmen und regelmäßige Schulungen sind essenziell, um das Risiko zu minimieren.
Indem Sie rechtzeitig handeln und präventive Maßnahmen ergreifen, schützen Sie nicht nur die personenbezogenen Daten Ihrer Kunden und Partner, sondern auch Ihr Unternehmen vor hohen Strafen und möglichen Imageschäden.