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Die DSGVO definiert personenbezogene Daten in Artikel 4 Nr. 1 wie folgt: Es handelt sich um alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.
Schauen wir uns diese Definition Stück für Stück an:
„Natürliche Person“: Gemeint sind lebende Menschen – also Sie, Ihre Kollegen, Kunden, Lieferanten. Nicht gemeint sind Unternehmen oder Vereine (das sind „juristische Personen“). Die Daten einer GmbH als solche sind also keine personenbezogenen Daten. Aber Achtung: Die Daten des Geschäftsführers dieser GmbH sind personenbezogene Daten, weil er ein Mensch ist.
„Identifiziert“: Eine Person ist identifiziert, wenn unmittelbar klar ist, um wen es geht – zum Beispiel durch Angabe des vollständigen Namens in Verbindung mit einem weiteren Merkmal.
„Identifizierbar“: Eine Person ist identifizierbar, wenn sie zwar nicht sofort erkennbar ist, aber mit Hilfe zusätzlicher Informationen erkannt werden könnte. Dabei kommt es nicht darauf an, ob Sie persönlich die Person identifizieren könnten – es genügt, dass irgendjemand mit vertretbarem Aufwand die Zuordnung herstellen könnte.
Beispiel: Eine Kundennummer allein sagt Ihnen vielleicht nichts. Aber in der Kundendatenbank Ihres Unternehmens ist diese Nummer einer bestimmten Person zugeordnet. Deshalb ist die Kundennummer ein personenbezogenes Datum – jedenfalls für Ihr Unternehmen, das über die Zuordnungstabelle verfügt.