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Schritt 1 – Ruhe bewahren.
Fehler passieren. Entscheidend ist nicht, dass ein Fehler passiert ist, sondern wie Sie damit umgehen. Wer eine Datenpanne offen meldet, handelt verantwortungsvoll. Wer sie vertuscht, verschlimmert die Lage erheblich.
Schritt 2 – Sofort intern melden.
Informieren Sie unverzüglich – also ohne schuldhaftes Zögern – Ihren Vorgesetzten UND den Datenschutzbeauftragten (oder die in Ihrem Unternehmen für solche Fälle definierte Meldestelle). Nutzen Sie den schnellsten verfügbaren Weg (persönlich, Telefon, E-Mail). Warten Sie nicht bis zum nächsten Tag oder bis zum nächsten regulären Meeting.
Schritt 3 – Dokumentieren.
Notieren Sie folgende Informationen, soweit Sie diese kennen:
- Was ist passiert? (Art der Panne)
- Wann ist es passiert? (Zeitpunkt, ggf. geschätzt)
- Wann haben Sie es bemerkt?
- Welche Daten sind betroffen? (Art der Daten, z. B. Namen, Adressen, Gesundheitsdaten)
- Wie viele Personen sind betroffen? (Anzahl, ggf. geschätzt)
- Wie konnte es passieren? (Ursache, soweit bekannt)
Schritt 4 – Schaden begrenzen, sofern möglich.
Wenn Sie die Möglichkeit haben, den Schaden einzudämmen, tun Sie dies – aber nur, wenn es schnell und ohne Risiko möglich ist:
- Versuchen Sie, eine fehlgeleitete E-Mail zurückzurufen
- Bitten Sie den falschen Empfänger, die Daten zu löschen und zu bestätigen, dass er sie nicht weiterverwendet hat
- Melden Sie den Verlust eines Geräts sofort der IT, damit es gesperrt werden kann
- Ändern Sie kompromittierte Passwörter sofort
Schritt 5 – Keine Vertuschung, keine eigenmächtigen Entscheidungen.
Versuchen Sie niemals, eine Datenpanne zu vertuschen oder die Schwere herunterzuspielen. Entscheiden Sie nicht selbst, ob der Vorfall „schlimm genug“ für eine Meldung ist – das obliegt der Geschäftsführung. Ihre Aufgabe ist es, den Vorfall vollständig und ehrlich zu melden.