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Die DSGVO verwendet den Begriff „Verarbeitung“ als Oberbegriff für praktisch jeden Umgang mit personenbezogenen Daten. Artikel 4 Nr. 2 DSGVO definiert dies als jeden Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten – unabhängig davon, ob er automatisiert (also mit Hilfe von Computern) erfolgt oder nicht.
Im Einzelnen umfasst „Verarbeitung“ unter anderem:
- Erheben: Die erstmalige Beschaffung von Daten. Beispiel: Sie nehmen die Daten eines neuen Kunden am Telefon auf.
- Erfassen: Die Aufnahme auf einen Datenträger. Beispiel: Sie tippen die Kundendaten in Ihr CRM-System ein.
- Organisieren und Ordnen: Beispiel: Sie sortieren Kundenakten alphabetisch.
- Speichern: Die dauerhafte Aufbewahrung von Daten. Beispiel: Die Kundendaten verbleiben in Ihrer Datenbank.
- Anpassen oder Verändern: Beispiel: Sie aktualisieren die Adresse eines Kunden.
- Auslesen: Beispiel: Sie rufen eine Kundenakte am Bildschirm auf.
- Abfragen: Beispiel: Sie suchen in einer Datenbank nach einem bestimmten Kunden.
- Verwenden: Jede Form der Nutzung. Beispiel: Sie erstellen eine Rechnung unter Verwendung der Kundendaten.
- Offenlegen durch Übermittlung: Beispiel: Sie senden eine Kundenliste per E-Mail an einen Kollegen.
- Verbreiten oder Bereitstellen: Beispiel: Sie stellen eine Teilnehmerliste für ein Meeting zur Verfügung.
- Abgleichen oder Verknüpfen: Beispiel: Sie gleichen zwei Kundenlisten miteinander ab.
- Einschränken: Die Markierung von Daten, um ihre künftige Verarbeitung einzuschränken.
- Löschen oder Vernichten: Die unwiderrufliche Entfernung von Daten.
Warum ist das wichtig? Weil die Schutzvorschriften der DSGVO für jeden dieser Vorgänge gelten. Es spielt keine Rolle, ob Sie Daten nur kurz anschauen, sie ausdrucken, kopieren, weiterleiten oder löschen – jeder einzelne Vorgang unterliegt den Regeln der DSGVO und braucht eine Rechtsgrundlage.