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Personenbezogene Daten müssen sachlich richtig und – sofern erforderlich – auf dem neuesten Stand sein. Es müssen alle angemessenen Maßnahmen getroffen werden, damit unrichtige Daten unverzüglich berichtigt oder gelöscht werden.
Was heißt das in der Praxis?
- Wenn ein Kunde Ihnen eine neue Adresse mitteilt, aktualisieren Sie diese zeitnah im System.
- Wenn Sie feststellen, dass ein Datensatz offensichtlich fehlerhaft ist (z. B. ein unrealistisches Geburtsdatum), sollten Sie eine Korrektur veranlassen.
- Ihr Unternehmen sollte Prozesse haben, die die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung von Datenbeständen ermöglichen.
Wichtig: Der Grundsatz der Richtigkeit bedeutet nicht, dass Sie proaktiv alle Kunden regelmäßig anschreiben müssen, um deren Daten zu überprüfen. Er verlangt aber, dass Sie bei Kenntnis von Fehlern handeln und Berichtigungswünsche betroffener Personen ernst nehmen und umsetzen.
Falsche Daten können Schaden anrichten: Stellen Sie sich vor, ein Kunde wird fälschlicherweise als säumiger Zahler markiert, obwohl er seine Rechnung längst bezahlt hat. Oder ein Mitarbeiter hat eine falsche Qualifikation in seiner Personalakte stehen. Solche Fehler können zu falschen Entscheidungen führen und die betroffene Person benachteiligen.