Zurück zu: Datenschutz Grundschulung
0
Personenbezogene Daten dürfen nur so lange in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Person ermöglicht, wie es für den Verarbeitungszweck erforderlich ist.
Einfach formuliert: Wenn der Zweck erfüllt ist und keine gesetzliche Pflicht mehr besteht, die Daten aufzubewahren, müssen sie gelöscht werden.
Wann endet die erlaubte Speicherdauer?
Das hängt von verschiedenen Faktoren ab:
- Der Zweck ist erfüllt: Beispiel: Ein einmaliger Auftrag ist vollständig abgewickelt, die Gewährleistungsfrist ist abgelaufen.
- Gesetzliche Aufbewahrungsfristen sind abgelaufen: Viele Gesetze schreiben vor, dass bestimmte Dokumente für eine Mindestzeit aufbewahrt werden müssen. Zum Beispiel:
- Steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten: Rechnungen und Buchungsbelege müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (§ 147 AO, § 257 HGB)
- Handelsbriefe: 6 Jahre Aufbewahrungspflicht
- Solange solche Pflichten bestehen, dürfen (und müssen) die Daten gespeichert bleiben – auch wenn der ursprüngliche Geschäftszweck bereits erfüllt ist.
- Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerber: Hier empfiehlt sich eine Aufbewahrung von bis zu sechs Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Hintergrund ist, dass Bewerber nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) innerhalb von zwei Monaten nach einer Ablehnung Ansprüche geltend machen können und danach noch drei Monate für eine Klageerhebung haben. Die Sechs-Monats-Frist gibt dem Unternehmen einen Sicherheitspuffer, um sich im Fall einer Klage verteidigen zu können.
Für Ihren Alltag: Horten Sie keine Daten „auf Vorrat“. Wenn Sie feststellen, dass in Ihrem Bereich Daten gespeichert werden, die offensichtlich nicht mehr benötigt werden und für die keine Aufbewahrungspflicht besteht, sprechen Sie Ihren Vorgesetzten oder den Datenschutzbeauftragten an.