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Personenbezogene Daten müssen durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung sowie vor unbeabsichtigtem Verlust, Zerstörung oder Schädigung geschützt werden.
Zwei Schutzrichtungen:
Integrität bedeutet, dass die Daten vollständig und unverändert bleiben. Niemand darf Daten unbemerkt verändern oder manipulieren.
Vertraulichkeit bedeutet, dass nur befugte Personen Zugang zu den Daten haben. Unbefugte – seien es Außenstehende oder auch Kollegen ohne entsprechende Berechtigung – dürfen keinen Zugriff erhalten.
Technische Maßnahmen (Beispiele):
- Passwortschutz und Zugangskontrollen
- Verschlüsselung von Daten (z. B. verschlüsselte E-Mails, verschlüsselte Festplatten)
- Firewalls und Virenschutz
- Regelmäßige Software-Updates und Sicherheitspatches
- Automatische Bildschirmsperre nach Inaktivität
Organisatorische Maßnahmen (Beispiele):
- Berechtigungskonzepte: Jeder Mitarbeiter erhält nur Zugriff auf die Daten, die er für seine Aufgabe braucht
- Clean-Desk-Policy: Am Ende des Arbeitstages werden alle Unterlagen weggeräumt
- Besucherregelungen: Gäste dürfen sich nicht unbeaufsichtigt in Büros aufhalten
- Schulungen wie diese: Mitarbeiter werden regelmäßig sensibilisiert
- Vertretungsregelungen: Klar definiert, wer im Vertretungsfall auf welche Daten zugreifen darf
Für Ihren Alltag:
- Sperren Sie Ihren Computer bei jedem Verlassen des Arbeitsplatzes (Windows: Windows-Taste + L; Mac: Ctrl + Command + Q)
- Lassen Sie keine Dokumente mit Personendaten offen auf dem Schreibtisch liegen
- Verwenden Sie sichere Passwörter und geben Sie diese niemals weiter
- Entsorgen Sie Papierunterlagen mit personenbezogenen Daten ausschließlich über den Aktenvernichter oder die dafür vorgesehene Datenschutztonne – niemals im normalen Papierkorb oder Altpapier
- Holen Sie vertrauliche Ausdrucke sofort am Drucker ab