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Die Verarbeitung ist erlaubt, wenn sie zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der das Unternehmen unterliegt.
Was bedeutet das?
Viele Gesetze verpflichten Unternehmen dazu, bestimmte personenbezogene Daten zu verarbeiten oder aufzubewahren. In diesen Fällen braucht das Unternehmen weder eine Einwilligung noch muss ein Vertrag vorliegen – das Gesetz selbst bildet die Rechtsgrundlage.
Beispiele:
- Steuerrecht: Unternehmen müssen Rechnungen mit Kundendaten 10 Jahre aufbewahren (§ 147 Abgabenordnung).
- Arbeitsrecht: Der Arbeitgeber muss Lohnsteuer abführen und dafür die steuerlich relevanten Daten seiner Mitarbeiter verarbeiten.
- Sozialversicherungsrecht: Der Arbeitgeber muss Meldungen an die Sozialversicherungsträger machen und dafür Mitarbeiterdaten übermitteln.
- Geldwäschegesetz: Banken und bestimmte andere Unternehmen müssen die Identität ihrer Kunden überprüfen und dokumentieren.
- Handelsrecht: Geschäftsbriefe (einschließlich E-Mails mit geschäftlichem Inhalt) müssen 6 Jahre aufbewahrt werden (§ 257 HGB).
Für Ihren Alltag: Wenn Sie wissen, dass Ihr Unternehmen bestimmte Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften aufbewahren muss, dürfen Sie diese Daten nicht eigenmächtig löschen – auch nicht, wenn ein Kunde die Löschung verlangt. In einem solchen Fall leiten Sie die Anfrage an den Datenschutzbeauftragten weiter, der die korrekte Handhabung sicherstellt.