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Schritt 1 – Erkennen: Achten Sie darauf, wenn jemand eines der genannten Rechte geltend macht. Die Person muss dabei keine juristischen Fachbegriffe verwenden. Sätze wie „Was wissen Sie über mich?“, „Löschen Sie meine Daten“ oder „Ich will keine Werbung mehr“ sind Betroffenenanfragen.
Schritt 2 – Ernst nehmen: Jede solche Anfrage muss bearbeitet werden. Weisen Sie den Anfragenden nicht ab und sagen Sie niemals „Das geht nicht“ oder „Da sind Sie bei mir falsch“, ohne die Anfrage weiterzuleiten.
Schritt 3 – Dokumentieren: Notieren Sie das Datum der Anfrage, den Namen der anfragenden Person, wie die Anfrage einging (Brief, E-Mail, Telefon) und worum es geht.
Schritt 4 – Weiterleiten: Leiten Sie die Anfrage unverzüglich an den Datenschutzbeauftragten oder die in Ihrem Unternehmen zuständige Stelle weiter. Treffen Sie keine eigenmächtigen Entscheidungen – insbesondere löschen Sie nicht einfach Daten und erteilen Sie keine umfassenden Auskünfte auf eigene Faust.
Schritt 5 – Fristen: Ihr Unternehmen muss grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang der Anfrage antworten. In komplexen Fällen oder bei einer Vielzahl von Anfragen kann diese Frist um zwei weitere Monate verlängert werden – aber auch darüber muss die anfragende Person innerhalb des ersten Monats informiert werden. Deshalb ist schnelles Weiterleiten so wichtig.
Schritt 6 – Identitätsprüfung: Bevor umfassende Auskünfte erteilt oder Löschungen vorgenommen werden, muss die Identität der anfragenden Person überprüft werden. Denn die Herausgabe von Daten an die falsche Person wäre selbst ein Datenschutzverstoß. Wie die Identitätsprüfung in Ihrem Unternehmen erfolgt, erfahren Sie von Ihrem Vorgesetzten oder dem Datenschutzbeauftragten.