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Empfänger sorgfältig prüfen:
Bevor Sie eine E-Mail absenden, überprüfen Sie den Empfänger. Die automatische Adressvervollständigung in E-Mail-Programmen führt häufig zu Verwechslungen – besonders bei ähnlichen Namen. Ein einziger Klick auf den falschen Vorschlag kann dazu führen, dass vertrauliche Daten bei der falschen Person landen. Das wäre eine meldepflichtige Datenpanne.
BCC bei Gruppen-E-Mails:
Wenn Sie eine E-Mail an mehrere externe Empfänger senden, die nichts voneinander wissen sollen (z. B. mehrere Kunden), verwenden Sie das BCC-Feld (Blind Carbon Copy / Blindkopie). Adressen im „An“- oder „CC“-Feld sind für alle Empfänger sichtbar. Die Offenlegung einer E-Mail-Verteilerliste ist ein häufiger und schwerwiegender Datenschutzverstoß – Aufsichtsbehörden verhängen dafür regelmäßig Bußgelder.
Anhänge kontrollieren:
Prüfen Sie vor dem Versand, ob Sie die richtigen Dateien angehängt haben. Es kommt immer wieder vor, dass versehentlich falsche Dokumente mitgesendet werden – zum Beispiel eine Personalliste statt der beabsichtigten Produktliste.
Verschlüsselung bei sensiblen Daten:
Besonders sensible Daten (Gesundheitsdaten, Finanzdaten, umfangreiche Personenlisten) sollten nicht unverschlüsselt per E-Mail versendet werden. E-Mails sind standardmäßig nicht sicherer als eine Postkarte – jeder, der Zugriff auf den Übertragungsweg hat, kann sie theoretisch mitlesen. Nutzen Sie die in Ihrem Unternehmen vorgesehenen sicheren Übertragungswege (z. B. verschlüsselte E-Mail, gesichertes Kundenportal, verschlüsselter Dateitransfer).
E-Mail-Weiterleitung:
Bevor Sie eine E-Mail weiterleiten, prüfen Sie den gesamten Verlauf (Thread). Oft befinden sich in älteren Nachrichten weiter unten personenbezogene Daten, die der neue Empfänger nicht sehen soll.