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Identitätsprüfung bei Auskünften:
Wenn jemand am Telefon personenbezogene Daten über einen Kunden, Mitarbeiter oder eine andere Person erfragt, geben Sie diese nicht ohne Weiteres heraus. Prüfen Sie:
- Ist der Anrufer überhaupt berechtigt, diese Auskunft zu erhalten?
- Kann er sich identifizieren (z. B. durch Kundennummer, vereinbartes Kennwort, Rückruf auf eine bekannte Nummer)?
Auch gut gemeinte Auskünfte können problematisch sein: Wenn ein Anrufer sagt „Ich bin der Ehemann/die Mutter/der Anwalt von…“, reicht das nicht als Legitimation. Familienangehörige haben keinen automatischen Anspruch auf Datenauskunft. Bitten Sie im Zweifel um einen schriftlichen Nachweis (z. B. eine Vollmacht) oder verweisen Sie darauf, dass die betreffende Person sich selbst melden muss.
Mithören verhindern:
Führen Sie Telefonate mit sensiblen Inhalten nicht in offenen Bürobereichen, in der Kantine oder in öffentlichen Verkehrsmitteln. Ziehen Sie sich für vertrauliche Gespräche in einen geschlossenen Raum zurück.
Diskretion in der Öffentlichkeit:
Besprechen Sie keine personenbezogenen Daten von Kunden, Bewerbern oder Kollegen an Orten, an denen Unbefugte mithören können – auch nicht in der Kaffeepause mit Kollegen aus anderen Abteilungen, die mit dem Vorgang nichts zu tun haben.