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Sichere Aufbewahrung:
Dokumente mit personenbezogenen Daten – Kundenverträge, Personalunterlagen, Bewerbungen, Lohnabrechnungen, Arztatteste – gehören in abgeschlossene Schränke, zu denen nur befugte Personen Zugang haben.
Sichere Entsorgung:
Wenn Dokumente mit personenbezogenen Daten nicht mehr benötigt werden, müssen sie datenschutzkonform vernichtet werden:
- Nutzen Sie den Aktenvernichter (mindestens Sicherheitsstufe P-4 gemäß DIN 66399 für normale personenbezogene Daten, höhere Stufen für besonders sensible Daten)
- Oder nutzen Sie die im Unternehmen bereitstehenden verschlossenen Datenschutz-Tonnen, die von einem zertifizierten Dienstleister abgeholt und vernichtet werden
- Niemals: normaler Papierkorb, Altpapiercontainer, offene Mülltonnen
Drucker und Kopierer:
Holen Sie Ausdrucke und Kopien mit personenbezogenen Daten sofort ab. Dokumente, die stundenlang im Druckerfach liegen, können von jedem eingesehen oder mitgenommen werden. Achten Sie auch darauf, dass im Kopierer oder Scanner keine Originale vergessen werden.